Regla de los 2 Minutos 

El enunciado es simple: si una tarea, pendiente o acción puede hacerse en dos minutos o menos, hacela ya, aunque no se trate de nada urgente ni prioritario. No tienen por qué ser exactamente dos minutos; pueden ser tres o cinco. Si tenés que leer un texto corto para tomar la siguiente decisión, léelo. Si tenés que enviar un email o hacer una llamada rápida, hacela.

Si nos ponemos a pensar, es increíble la cantidad de cosas que pueden hacerse en menos de dos minutos. En casa, por ejemplo, anotar lo que hace falta comprar en el supermercado, lavar los platos inmediatamente después de comer, meter la ropa en la lavadora, sacar la basura o recoger lo que te encontrás tirado y llevarlo a su sitio. En la oficina, hacer llamadas telefónicas cortas, enviar correos electrónicos, hacer una copia de seguridad o confirmar la cita para una reunión.

Regla de los 5 minutos 

Antes de dejar una tarea a un lado lo mejor es que te comprometas con vos mism@ a dedicarle “solo” 5 minutos, y luego descansar otros 5. Es muy efectiva cuando estamos desmotivad@s y sin ganas de activar. Lo interesante es que una vez la empieces lo más probable es que continúes con la ejecución durante más de 5 minutos. Ya que las tareas en movimiento tienden a terminarse, por el efecto Zeigarnik o cierre cognitivo. Tenemos necesidad de completar/terminar lo empezado, por lo que una vez logramos dar el primer paso luego resulta más sencillo y el mismo flujo nos va llevando a concluirla.

Tareas “de precalentamiento” 

Imagina el día en el que te pones a trabajar pero no logras arrancar. De reojo miras tu lista de tareas. Hay bastantes cosas por hacer pero tu concentración y ganas están bajo mínimos. ¿Cómo ponerse con tareas más complejas cuando ni siquiera podés arrancar? Utilizando unas tareas en particular lograrás salir de ese bloqueo productivo. La técnica consiste en valerse de las tareas de precalentamiento para lograr sacudir la parálisis, la desgana o el bloqueo productivo en el que estás metid@.

 ¿De qué se tratan estas tareas? Son tareas pequeñas, a veces tareas muy pequeñas, que no cuesta nada hacer, que requieren un esfuerzo y concentración mínimos, y que sirven precisamente para ponerte en marcha. Son efectivas porque nos brindan un SENTIMIENTO DE LOGRO casi instantáneo. En esos días, en esos momentos de parálisis productiva, necesitas conseguir varias cosas: a) ponerte en marcha ya; b) agarrar ritmo de trabajo ya; c) verte haciendo cosas ya; d) encontrar ya la satisfacción y el ánimo que dan las tareas hechas (aunque sean tan pequeñas). 

Para que te ayuden en los días complicados primero hay que conocerlas por adelantado. Cada un@ tiene que tener una lista de posibles tareas que se prestan para esos momentos. En cada trabajo y cada persona son distintas. Identifica cuanto antes las tuyas para así tenerlas presentes cuando llegue ese mal día o ese momento de parálisis o pereza productiva. Que seguro llegarán.

Asignar Duración / Plazos 

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Esa es la definición de Ley de Parkinson que se utiliza en el campo del desarrollo personal. Se conecta con nuestra tendencia a procrastinar y a complejizar una tarea cuando tenemos más tiempo para hacerlo. ¿La contra-cara? Podemos ser más productivos asignando menos tiempo a cada tarea, y creando límites que sí o sí necesitamos respetar. Muchos hemos experimentado esto sin querer, mientras estudiamos o trabajamos.

De hecho, las tareas y las ideas sin fecha de vencimiento tienden a hacerse eternas. Esta es la razón por lo que muchas personas logran terminar una carrera en 4/5 años, rindiendo cientos de exámenes, entregando trabajos prácticos, leyendo un sinfín de textos o practicando muchísimos ejercicios, pero luego se pasan años completos intentando terminar su tesis (donde no tienen plazos). Quizá somos empleados hiper-productiv@s, pero no logramos empezar nuestro propio negocio. En el primer caso, el jefe/a nos puso una fecha y recursos limitados. En el segundo, “saldrá cuando tenga que salir”. Y por esa misma razón, no sale nunca. Cuando hay recursos limitados encontramos creatividad, energía, recursos y foco. Eso implica fechas límites y también presupuestos límite.

La Ley de Parkinson es mucho más que una teoría de administración del tiempo. Es una herramienta para pensar nuestras tendencias naturales y desarrollar recursos para contrarrestarlas. Si queremos disparar nuestra creatividad y nuestra productividad, lo mejor es limitar la cantidad de tiempo y de recursos disponibles para cualquier tarea, proyecto o decisión.

Hay que tener cuidado de no irnos hacia el otro lado y pecar de apurados o de “hacer todo así nomás” con tal de terminar o sacarnos de encima un pendiente. Esta conducta también acarrea consecuencias negativas que después nos llevan a una pérdida de tiempo y de energía en corregir lo que hicimos mal. Por eso es importante encontrar el punto de equilibrio entre algo hecho “a las apuradas”, de baja calidad, y algo que se dilata indefinidamente porque no llega a estar “perfecto”.

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