Seguramente lo primero que pensamos cuando escuchamos la palabra “Organización” es en la tan conocida agenda; las hay de todo tipo: digital, papel, de bolsillo, grandes, anilladas, por día, por semana, a color, con secciones extra. Clásico regalo de fin de Año, el cual queremos comenzar a usar el 1 de enero para llenarlo de metas y objetivos a cumplir.
Más allá de la forma y el diseño, lo más importante de la agenda es la Metodología (podés aprender nuestro método en nuestro curso estrella Organización Personal), la forma en que la usamos. Por supuesto, esto depende también del tipo de uso que queramos darle. Si solo la queremos para anotar las citas y compromisos, será distinto a si queremos que sea un sistema de planificación más integral.
Por eso hoy quiero compartirte mis 5 claves para utilizar la agenda basados en los métodos las técnicas que facilito y que podes comenzar a aplicar HOY MISMO de forma sencilla y rápida:
1- USAR COLORES según las distintas áreas de vida: ya sea que uses agenda papel o digital, crear tu propio sistema de color o elementos visuales te va a ayudar. Porque por un lado nos permite diferenciar los distintos tipos de actividades. Y por otro, podemos registrar y analizar el balance entre ellos, cuidando que nuestra agenda refleje nuestros roles y metas. También es útil utilizar colores según el nivel de urgencia/prioridad.
2– CREAR BLOQUES para tus proyectos y actividades personales. Un error muy común es utilizar la agenda solo para apuntas citas y compromisos “externos” o con otras personas. Eso está bien, pero también debemos incluir nuestras propias citas y momentos. Por ejemplo, crear bloques para nuestros hobbies, autocuidado, vida social o avanzar con nuestros proyectos personales. Si no las agendamos, nunca les daremos la jerarquía que se merecen.
3- DISTINGUIR TAREAS según sean fijas o flexibles: Las tareas fijas son aquellas citas a las que ya les asignamos un lugar en nuestra agenda. Por ejemplo, una cita médica, pero también puede ser una actividad que DECIDIMOS hacerla en cierto día y horario. Por ejemplo ver un curso online grabado (ya conocías todo nuestro catálogo de cursos? jaja) resolver unos trámites o dedicar un rato a ejercitarnos.
Con las tareas flexibles pasa al revés: son aquellas que aún no sabemos bien cuando las haremos, deben ir aparte, en la lista de pendientes, esperando su momento para “entrar a la cancha”.
4- ASIGNAR DURACIÓN estimada de las actividades: Por algún motivo, solemos armar listas de tareas o agendar citas cual lista de supermercado. En ese proceso, olvidamos otros criterios importantes como el tiempo que nos va a demandar.
Por ejemplo, quizás debo ir al centro a resolver unos trámites que me llevarán dos horas. Pero si a eso le sumo el tiempo de viaje y de posibles demoras, tal vez lo más conveniente sea bloquear toda la mañana. Estimar la duración total es super importante para que nuestra planificación sea lo más realista posible.
5- ARMAR PAQUETES de tareas similares: Técnica FUNDAMENTAL: armar lotes de tareas que tienen algo en común. Ya sea por similitud (por ejemplo, tareas de limpieza que requieren cierto tipo de recursos) o por contexto (por ejemplo, cuando salgo a hacer compras, aprovechar para resolver varios mandados en un solo viaje).
No te olvides de agendarlos y darle un lugar en tu jornada!
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